הטיפים שיעזרו לכם לנהל פגישות עבודה ביעילות

ערכו פגישות עבודה רק אם הם הכרחיות. זכרו, זמן שווה כסף.

שילחו לכל המשתתפים זימון במייל הכולל את כל הפרטים הרלוונטיים. רצוי לשלוח תזכורת 24 שעות לפני הפגישה.
קבעו והגדירו מראש את מטרת הפגישה, הנושאים עליהם תדברו ומשך הפגישה. וודאו כי נושאי הפגישה ידועים מראש למשתתפים.
במידה ויש חומרים שעל המשתתפים להכין או לקרוא יש לשלוח אותם לכל המשתתפים טרם הפגישה.
התחילו את הפגישה בזמן גם עם חלק מהנוכחיים לא הגיעו. בתחילת הפגישה ציינו את מטרתה ואת מסגרת הזמן, כך תכוונו את כל המשתתפים להשגת התוצאה המבוקשת.
בקשו מהמוזמנים להימנע מהפרעות כגון: מענה לטלפונים, יציאה מהחדר שלא לצורך, שיחות חולין וכדומה.
על מנהל הישיבה לאפשר לכל הנוכחים לדבר, תוך מיקוד ועמידה בלו"ז. מעת לעת, על מנהל הישיבה לעצור, לתת סיכום ביניים על מה שהושג עד כה ולקדם את הדיון להשגת המטרה כולה.
דאגו מראש, לאדם שיכתוב את פרוטוקול הפגישה / סיכום פגישה.
הגדירו משימות לביצוע, אחראים ולוחות זמנים להמשך.
שילחו את סיכום הפגישה לכל המוזמנים לפגישה וקבעו פגישות נוספות במידת הצורך.
העבירו משובים על הפגישות פעם בתקופה, כך תוכלו לדעת האם הפגישות אפקטיביות ותורמות לארגון.
* הכותבת היא מנכ"לית משרד שירון יחסי-ציבור
ויועצת לעסקים קטנים ובינוניים (MBA).